דורית גבאי רו״ח | מומחית במיסוי מקרקעין, מס שבח, מס רכישה והחזרי מס

ניהול מחלקה מקצועית במשרד מיסוי מקרקעין

ניהול מחלקה מקצועית במשרד – מיסוי מקרקעין

תמלול מפגש מייצגים שלישי מעשי מספר 81 מיום 19.07.2022
מאת: דורית גבאי, רו"ח

אנחנו היום עושים משהו קצת חריג. אני בעצם התחלתי לשתף את החברים בפורום, איך אני בפועל מנהלת את המחלקה המקצועית שלי, שזו מחלקת מיסוי מקרקעין, ובעצם מה הצעדים שעשיתי כדי שאוכל לומר שיש אצלי סדר מסוים, יש לי יעילות ברמה מסוימת, יש לי תפוקות ברמה גבוהה, ובעצם איך אני מנהלת את זה. המצאתי את זה? למדתי את זה? שיפרתי? איך עשיתי וכן הלאה וכן הלאה.

אני יודעת בדיוק מה כל אחד מכם עובר בסדר היום שלו. אני יודעת כמה זה קשה לנהל משרד, כמה זה קשה לנהל בכלל משהו. יש המון המון הסחות דעת. ואני אגיד ככה:

ראשית, צריך לדעת שאני יצאתי מרשות המיסים במאי 2000, קצת לפני משבר נפילת הנסד"ק, ואפשר לומר שממש התחלתי מאפס, כי לא תכננתי לפתוח משרד מיסים. תכננתי להקים פורטל מס ישראלי. וכשהנאסד"ק נפל וכל העניין עם ההייטק התפוצץ, בעצם גם הפרויקט שלי נגנז, ואז הייתי צריכה להחזיר גם המון חובות, כי לקחנו המון כסף מהבנקים באותה תקופה שפיזרו במיליונים לכל מי שקידם סטאראפים ואינטרנט – אז גם להחזיר את החובות. ועוד יצאתי מהשירות הציבורי, נכנסתי לחוב של בערך 700,000-800,000 שקל, ואז הייתי צריכה להקים את העסק גם כדי להחזיר את החובות וגם כדי לעשות את התפקיד שלי בעולם הזה – אם לא פורטל מס, אז אני אעשה מה שאני יודעת לעשות. אז הדבר הראשון שעשיתי, זה היה בעצם מיד להקים את המשרד, ופניתי לחברים ואמרתי: אני הולכת לתת ייעוץ במיסוי מקרקעין, ומי שיש לו עניינים, בעיות, חושב שאני אוכל לעזור לו, מוזמן לפנות אליי. מה זה עשיתי? הרמתי טלפונים, עשיתי את זה באופן ממשי, לא חלמתי בלילה. ובעצם הבנתי שעכשיו אני צריכה ללמוד הכול, כי כשעבדתי בשירות הציבורי, את העובדים בחרו לי פחות או יותר, את הכיסא שמו לי, את המחשב הפעילו לי, אם הייתה תקלה, אז הטכנאים היו מגיעים, אז היה מחשב אחר, מנקים לי את המשרד, נישומים – בלי סוף, היו תמיד. לא היה לי לתכנן אם מחר יבוא או לא יבוא מישהו, אם המשכורת תיכנס או לא תיכנס – היא נכנסה. עבדתי טוב, לא עבדתי טוב – זה אף פעם לא מעניין. אז כעובד מדינה, במובן הזה, יש לך את השקט ואת החופשות שלך, ומשלמים לך גם כשאתה חולה וגם אם אתה בחצי כוח כי אתה לא מרגיש טוב – אתה מקבל את אותה משכורת. כשאתה יוצא החוצה, אז פתאום אם המחשב או האינטרנט לא עובד, אז אתה צריך לדאוג לזה, אז אתה מהזמן שלך הולך ודואג לזה. אז ירדה לך כבר שעה-שעה וחצי מהיום. ואם אתה מתחיל מהתחלה, ועוד אין לך צוות, אז אתה גם המנקה וגם המזכיר וגם עושה את כל הדברים, שזה לוקח לך את הזמן, ואתה לא תמיד עושה את זה ביעילות. אתה פתאום צריך לקנות את הרכב, אתה פתאום צריך להתעסק עם ביטוחים – כל מיני אדמיניסטרציות, שכשיוצאים משירות ציבורי, אף אחד לא עסוק בהם. אז בוא נגיד שההתחלה שלי לא הייתה פשוטה, והיו תקופות שהיה ממש ממש סבבה – נכנסו מלא תיקים ונכנסה מלא עבודה, ועבדתי טוב והבנתי מה אני עושה. חשבתי שהבנתי מה אני עושה. והיו תקופות שפתאום לא היה כלום. אז לא הבנתי למה עכשיו יש ולמה עכשיו אין, או למה עכשיו קל ופתאום קשה לי, או למה העובדים האלה עזבו ולמה אלה כן מצליחים. לא הייתה לי יכולת להבין ולנתח באמת את המצב, כי היו הרבה בעיות כל הזמן, והרבה הצלחות במקביל. אז לא ידעתי לייחס למה זה "נפל" ולמה זה הצליח. ובסופו של דבר, אחרי שבאמת ה"תבחבשתי" 3-5 שנים עם עצמי, ובניסיונות להבין מכל מה שלמדתי בניהול בשירות הציבורי, ולמדתי המון המון שעות ניהול מכל מה שלמדתי – מה אני לוקחת. אני לוקחת את האוניברסיטה – גמרתי תואר במדעי המתמטיקה והכלכלה ומה שאתם רוצים – מה אני מביאה לשולחן שלי כמנהלת משרד? כלום! לא למדנו את זה בשום מקום. זה הכול היה ניסוי וטעיה.

אני יכולה לומר בוודאות שברמה המקצועית, מה ש"שם אותי על המפה", אלה הם הספרים שכתבתי. ולכן כבר טיפ ראשון להיום: כל אחד מכם שמוכן לעשות משהו למען העולם הזה – טיפה יותר מאשר האנשים האחרים, ורוצים להטביע חותם כלשהו – תכתבו! זה יכול להתחיל במאמר או שניים, ואחרי זה, לאסוף את זה לכדי ספר. ספר עושה את ההבדל. יש מי שכותב ספרים, ויש מי שעושה את כל השאר – זאת החלוקה. מי שכותב ספרים – אני כתבתי שניים – אני יכולה רגע להראות לכם אותם, את סדר הגודל שלהם. זו השקעה, אני לא אומרת שזה משהו קל. כלכלת נדל"ן בישראל – זה הספר הראשון שיצא בשנת 1998 – 630 עמודים. והספר השני שיצא ב- 2005 – כלכלת נדל"ן בישראל – מקיפאון לצמיחה. הספרים האלה דרשו מחקר, דרשו כתיבה, צוות של עריכה מקצועית, עריכה לשונית. זה מלא מלא דברים. אבל זו השקעה שבסופו של דבר אני יכולה להעיד שעשתה את ההבדל. זאת אומרת, הספר שלי נמצא בכל ספרייה היום ובכל ספרייה מקצועית – ספרים שהם אפילו כבר לא אקטואליים מבחינת התיקונים. התיקון האחרון שם הוא 53, ואנחנו כבר בתיקון מספר 98, אולי תכף יותר – אז זה ברור שהם כבר לא אקטואליים, אבל במהות שלהם הם עדיין רלוונטיים, ועדיין משתמשים בהם. כיום, הספרים האלה אינם למכירה. אבל אני יכולה לומר לכם, שאם יש מישהו מבינכם שיש לו ייחודיות בידע ורוצה לעשות את ההבדל – הדרך לעשות את ההבדל היא לכתוב ספר. אז זה טיפ מספר 1 שלי שאני אומרת לכם כבר על ההתחלה.

עכשיו, בגלל שבאמת לא ידעתי למה הצלחתי בשבוע הזה ולמה לא הצלחתי בשבוע שלאחר מכן, אז החלטתי ללכת ללמוד, אבל זה לא התחיל ככה. זה התחיל מזה שלקוח הגיע אליי למשרד, מדבר איתי על איזושהי עסקה ברחוב רמב"ם בתל אביב, ותוך כדי זה הוא אומר לי: תגידי לי, למה לא עומדים פה מאה איש בתור? אמרתי לו: לא יודעת למה לא. הוא אמר לי: אם את כזאת מוכשרת ומוצלחת, למה לא עומדים פה ככה מאה בתור ומחכים לקבל שירות ממך? אמרתי: אני לא יודעת. הוא אומר: תקשיבי, בשבוע הבא מגיע מרצה מארצות הברית, הוא במקור בלגי. אבל אמרתי לו: אני לא אשמע עכשיו הרצאה באנגלית. זה גם ככה יעשה לי כאב ראש. והוא אמר: לא, גם ככה יש תרגום לעברית. אמרתי: בסדר. הלכתי. זה היה בגעש. והמרצה הזה נתן יום שלם – מתשע עד שש בערב – אני שילמתי 260 דולר על היום הזה. הכותרת של סמינר הניהול למנהלים הזה הייתה "מנהיגות". היו שם מעל 600 בעלי עסקים, עם מחזורים שאני בכלל לא הייתי בסביבה שלהם – עשרות מיליונים בשנה. אני, לעומתם, הייתי ממש עסק קטן. והסמינר הזה "פגע" בכולם. כתבתי 31 עמודים ביום הזה. וכל מה שהוא אמר, נשמע לי הגיוני: צעד ראשון, צעד שני, צעד שלישי. לקחתי את הדבר הזה ואמרתי: אני רוצה את כל ה"תורה". אני רוצה להבין מי יצר את הטכנולוגיה הזאת – אני רוצה הכול ללמוד. אמרו לי: אין בעיה, תיסעי לאנגליה. נסעתי לאנגליה, למדתי בעצם איך להיות מרצה בתחום הזה של ניהול עסקים לפי אותה מתודולוגיה. זו טכנולוגיה מאוד מדויקת – זה לא היום מנסים ככה, מחר מנסים ככה, כמו שהייתי בחמש השנים הקודמות. אני רוצה לעשות כמה שיותר מושלם. נסעתי לכמה מקומות בעולם, על מנת להתקדם ולהשתפר ולעשות את זה מהר. שוב, זה דורש השקעה, זה דורש לפנות זמן, זה דורש הרבה מאוד דברים. אבל זה אומר ששמתי את תשומת הלב שלי, שאני רוצה לדעת לנהל, לא לעשות טעויות. ואם אני רוצה לגדול ולגייס עובדים, אני צריכה שהם ידעו את העבודה כמו שצריך, כי כל אחד מהם מחליף תפקיד אחד שאני ממילא הייתי עושה קודם – עכשיו אני צריכה ל"העביר את השרביט" למישהו אחר. ואיך עושים את זה – איך עושים שתמיד תהיה עבודה, איך עושים שאנשים יהיו מרוצים, איך עושים שיהיה לך זמן לכל מעגלי החיים. אז כן, למדתי את זה. חזרתי מהקורס, הייתי צריכה להעביר "וידאו פס" כזה שאני מלמדת את הנושאים שבעצם מרצה עסקי צריך לעבור. למדתי, ישר העברתי בכנס של 120 רואי חשבון, העברתי את ההרצאה הזאת. קיבלתי "פס"(עובר), ומאז אני כאילו יכולתי להרצות את הדברים האלה. אבל הכי חשוב הוא לא להרצות, אלא להביא את זה אליך למשרד. ובאמת צעד-צעד התחלתי ליישם את הדברים, והיום אני הולכת לתת לכם את הלב. והמפגש הזה היום הוא מפגש הכנה למפגש שיהיה בשבוע הבא. ביום שלישי הבא- ב- 13:00 יש מפגש רגיל – יש לנו הרצאה משגעת של עו"ד ארז שגיב, אבל מ- 16-18:00 אנחנו נערכים למשבר הבא. אני פה היום שמה דגשים מה עבד לי ומה הצליח לי מכל מה שלמדתי, ואיך שיישמתי בקווים כלליים, כדי שתקבלו איזושהי תחושה, שאם אני מספרת לכם ממקור ראשון, אין לי סיבה לבלבל אתכם. אני רוצה לעזור לכם לפתוח את הנושא הזה, לשים אותו על השולחן בסדר היום שלכם. ובשבוע הבא, אני מביאה אורח שהוא תותח בניהול – יש לו זיכיון של גרנד קרדן מארצות הברית בישראל. הם עושים עבודה נהדרת עם עסקים, והוא ייתן לכם סקירה על המצב המאקרו והמיקרו ומה כל אחד מכם צריך לעשות על מנת לא ליפול במשבר הבא. יש פה המון סיכונים בדרך, ואני לא רוצה שמי מכם יופתע.

אז נתחיל מהדברים שאני יכולה להגיד לכם איך אני יישמתי. קודם כול, אימצתי לעצמי מבנה ארגוני. אני אשתף אותו, כדי שתראו את המבנה הארגוני הזה. גם תוכלו לצלם לכם אותו. את המבנה הארגוני הזה אימצתי מהלימודים שלי. אם אתם רואים כאן את המבנה הארגוני הזה, אתם יכולים לראות שהוא מחולק לשבעה אגפים – דיביזיה, אגף – זה מונחים צבאיים, כי הטכנולוגיה הזאת היא קצת כמו צבא כזה. אז יש פה שבעה אגפים. כל שבעת האגפים הם באותו גובה במבנה ההיררכי, כי כולם באותו סדר חשיבות. יש פה 21 מחלקות – כלומר לכל, דיביזיה שלוש מחלקות. קודם כול, למדתי מה זה המבנה הארגוני הזה, למדתי מה עושה כל דיביזיה, מה עושה כל מחלקה. ולא רק מה היא עושה, אלא מהי הסטטיסטיקה העיקרית שלה – מה צריך לצפות ממי שהוא מנהל כוח אדם, במה אני מודדת אותו. מה צריך לצפות ממישהו מנהל את התקשורות במשרד – זה על התקשורות אני יכולה לדבר איתכם שמונה פגישות, רק על הנושא הזה. מה האדם שאחראי על פריטי קידום – איך אני מודדת אותו ומה הוא צריך לעשות ומתי. כל מחלקה ומחלקה – בעצם למדתי מה אני צריכה שהיא תעשה, ובדקתי האם יש לי אותה. ואז גיליתי שאת זה אין לי ואת זה אין לי. בקרת איכות לא הייתה לי. היה לי כבר בית ספר, אבל לא היה לי בקרת איכות על התהליכים. וכל מיני דברים פה "נפלו לי בין הכיסאות". לא בדיוק היה לי זה, זה היה לי "חצי כוח" – זה לא היה מסודר. אז הדבר הראשון שעשיתי, זה ביססתי לעצמי את המבנה הארגוני. אמרתי: אוקיי, אני עובדת לפי זה. עכשיו, בוא נראה איך אני מסדרת לי שכל המחלקות קיימות, ויש לי מי שעושה את כל התפקידים. בהתחלה, זה היה אני – עשיתי את הכול – עשיתי את הכוח אדם, עשיתי את התקשורות, עשיתי את הבנקים, הפקדתי וכן הלאה וכן הלאה, הפקתי חוות דעת, עשיתי בקרת איכות לעצמי – עשיתי הכול. ברגע שאני מביאה עובדים, אני צריכה להגיד להם על מה פה הם אחראים, מה פה הם עושים. אז הטיפ הראשון היה לאמץ את המבנה הארגוני הזה – ההבנה והיישום שלו. אחר כך למדתי בעצם שאני מנהלת את הפעילות לא לפי מצב הרוח שלי בבוקר, לא לפי נושאי החדשות – האם הם היו טובים או לא טובים בבוקר, לא לפי מזג האוויר, לא לפי תחושות, לא לפי נראה לי, אלא אני מודדת את הפעילות, ואני מקבלת החלטות על בסיס גרפים. זאת אומרת, אני יודעת להגיד לכם בכל רגע נתון כמה חוזים נחתמו איתי השנה, באיזה סדר גודל, האם זה חוזים שעתיים או חוזים מהותיים, מה שנקרא פרויקטים, כמה טלפונים נכנסו. אני יודעת כמה כסף הופקד בכל שבוע ושבוע, ואני יודעת להגיד לכם כמה סיפורי הצלחה אנשים שלחו לנו משירות טוב שהם קיבלו. כמה בוגרי קורסים יש לנו בבית ספר. אני יכולה לומר לכם כל דבר בכלום זמן – בדקה! והרעיון הוא לא שאני יכולה לומר לכם את זה. השיטה היא לאסוף את הנתונים, והדרך היא להסתכל על המגמות. כי אם אנחנו לא פועלים לפי תחושות ולא פועלים לפי "נראה לי", אלא מסתכלים על נתונים, אנחנו יכולים לדעת שבעצם הגרף מצביע לי על מגמה. אם למשל גרף של חוזים שנחתמו – אני בודקת, כבר תרשמו לכם משימה מינואר ועד היום – כל אחד בודק על כמה חוזים הוא חתם מתחילת השנה עם לקוחות שלו, את ההיקף הכספי שלהם. עושים טבלה: יום, תאריך, שם הלקוח, איזה חוזה – תגדירו חוזה קטן/בינוני/גדול – איך שאתם רגילים לסווג את זה, הסכום הכספי. זו חלוקה ראשונה. תעשו רשימה – כל החוזים של השנה הזאת. אם אתם רוצים ממש להעמיק ולעשות באמת עבודה טובה, גם תעשו את אותו הדבר על שנה שעברה – כל היומן של שנה שעברה, כל החוזים – תסתכלו עליהם. אפשרות אחת היא שתגלו שעשיתם המון עבודה, ואפשרות שנייה היא שתגלו שהמצב גרוע. כי אם אתם לא מודדים, אתם לא יודעים להשוות בין מה למה. אני יודעת השנה שאני בירידה – זאת אומרת, הגרף שלי הוא בירידה מבחינת היקף ההכנסות. אני גם יודעת להסביר למה. אבל אני יודעת שאני בירידה, ויש לי עכשיו מערכת צעדים.  יש סיבות אישיות שלי – כולם יודעים שאימי נפטרה לפני כחודש, וכל התקופה האחרונה כמעט ולא עבדתי, אז יש לי "תירוצים". אבל אני לא בתחרות עם אף אחד – אני לא בתחרות עם החברים שלי – היועצים האלה שהם כולם עובדים טוב. אני לא בתחרות עם אף אחד, אני בתחרות עם עצמי. ואם אני משחקת עם עצמי "משחק", ואני אומרת: אני רוצה לנצח את עצמי מחודש לחודש, מרבעון לרבעון, משנה לשנה, כי יש לי יעדים חדשים, כי יש לי שאיפות ששמתי לעצמי, כי יש לי ילדים שאני רוצה לדאוג לכך וכך דברים שנוגעים אליהם. אז אני עובדת עם הנתון הזה, ואומרת: אוקיי, כדי להדביק את הפער, אני צריכה לעשות כך וכך צעדים. יש לי נוסחה מדויקת, וזה הטיפ הבא – שבעצם הטכנולוגיה הזאת מנגישה לכם נוסחאות: אם אתם בעלייה מתונה, מה הנוסחה, אם אתם בירידה מתונה, מה הנוסחה, אם אתם בירידה תלולה, מה הנוסחה. אתם בירידה תלולה הרבה זמן, מה צריך לעשות. אם בבת אחת יש לכם הכנסה היסטרית של איזה 100,000-300,000 שקל או יותר, יודעים מה צריך לעשות. כל הרעיון הוא שיש ידע זמין, ובעצם אם מבינים שיש כלים להשתמש בהם, ולא עובדים על פי תחושות, אז אתם יכולים להשיג שליטה. והדבר הכי חשוב למנהל זה שליטה – שליטה במשימות שלו. זה אחד הדברים הכי קשים לכל אדם, כי לכולנו יש הסחות דעת, ולכולנו יש מעגלי חיים כאלה ואחרים, אבל אם אני יכולה לומר לכם את הטיפ הבא שלי מהניסיון המצטבר שלי, זה שברגע שהבנתי שאני עובדת של העסק – אני גם הבעלים שלו, אבל אני גם עובדת של העסק, ואני צריכה לתת לו"ז מסודר, ואני צריכה להיות נוכחת במשרד, ולא להיות בחוף הים ולחשוב שהדברים יקרו. אני מהר מאוד ראיתי ש"בזבזו לי זמן", כי אני הגעתי לתל אביב די "חננה" מחיפה. בחיפה עובדים כמו שאתם יודעים. הגעתי לתל אביב, הזמינו אותו לארוחת צהריים פה ביפו, לארוחת צהריים בצפון תל אביב – כל היום הייתי בארוחות, האווירה מאוד טובה, אבל זמן העבודה שלי התקצר. כי אם אני צריכה לשים 40 שעות עבודה בשבוע, מבלי לגלוש ללילות ולבקרים המוקדמים – אני צריכה לשים 40 שעות. וזה שאני בעלת משרד, זה מאוד יפה ל"פוזה", אבל אם אני רוצה להצדיק את ההתרחבות שלי וליישם את השאיפות שלי, אני צריכה להיות נוכחת. זה מזכיר לי סיפור: אתם יודעים, ב- 2008 היה משבר פיננסי מאוד גדול, שנתן את האותות ואת ההשפעה שלו בתחילת 2009. ואז הייתי ביחסים מאוד טובים עם לשכת עורכי הדין בתל אביב ובחיפה. (אעיר, מאז שהגשתי את הבג"ץ כנגד לשכת עורכי הדין בנוגע לייצוג רואי חשבון בחוק מיסוי מקרקעין, הם נפנפו אותי – אני כבר לא שמה). אז הייתי ביחסים טובים, ואמרתי לשני ראשי הלשכות: תראו, אני חושבת שאם יש קושי בישראל לעסקים, גם לעורכי דין שיש להם עסקים קשה – אני מציעה את העזרה שלי. בתל אביב תפרסמו מועדים שאני אבוא ואתן 45 דקות בשיבוץ כזה רצוף. 64 איש השתבצו בתל אביב, 42 איש עורכי דין השתבצו בחיפה. וההדרכה האחרונה שלי הייתה בחיפה. גם בחיפה גייסתי חברה נוספת לעזור, כי היינו צריכים לעמוד בלוחות זמנים. והאחרונה האחרונה חביבה הייתה מישהי מחיפה. והמישהי הזאת מחיפה הייתה מאוד נחמדה – היא הייתה עורכת דין בתחום הפלילים, והיא בעצם עלתה במחשבתי כרגע כשאני מדברת איתכם על זה "שאתה עובד של העסק". היא באה אליי ואמרה: תשמעי, אבא שלי רואה חשבון. הוא הסתכל על המספרים ואמר לי שאני צריכה לעבור למשרד יותר מפואר, ולעשות פרסום מסיבי בעיתון המקומי של חיפה, וזה יביא את המצב לתיקון. אמרתי לה: יפה, אוקיי, אז אני אגיד לך מה נעשה. אני באופן אישי עברתי עם כל אחד מהאנשים שהגיעו לקבל את העזרה, על המבנה הארגוני הזה, ואני תמיד מתחילה עם מחלקה 1 – כוח אדם. ואז אמרתי לה ככה: מה המשרד שלך עוסק? והיא ענתה: אני עורכת דין פלילית. אמרתי לה: מה זה אומר? אז היא הדגימה לי: אונס, זה, זה. ומי העובדים? היא אומרת לי: יש לי מזכירה בחצי משרה. אמרתי: אוקיי, מי עוד עובד אצלך?  אומרת לי: זהו. אמרתי לה: מי עושה את התיקים המשפטיים? היא אמרה לי: אני. אה, אני גם עובדת? אוקיי, אז אני גם עובדת, בסדר.  אמרתי לה: אז בואי תגידי את השעות של העובדים: של המזכירה ושלך. על המזכירה היא אמרה לי: 8:00 עד 13:00 ושלה היא אמרה: תראי, בדרך כלל אני מגיעה ב- 10 ואילך, אבל בזמן האחרון אני מגיעה בסביבות 13:00 –בדיוק כשהמזכירה עוזבת, היא הייתה מגיעה. למה? כי אני מתחתנת וכל ההכנות. אז בחודשים האחרונים לא כל כך הייתי, אז לא הקפדתי כל כך. אמרתי לה: את יודעת להגיד לי כמה שעות היית בזמן האחרון? בקיצור, היא הבינה לבד מה מקור הבעיה של העסק, כי איך היא התחילה את הפגישה? האם המצב שלי זה בגלל המצב העולמי? האם זה בגלל ישראל? האם זה בגלל חיפה שהיא ככה לא נחשבת? או מה? או מה שאבא שלי אומר: אני צריכה פרסום וזה וזה וזה? אז היא הבינה מהר מאוד שזה לא קשור לא למצב העולמי, לא למצב של ישראל, לא למצב של חיפה. זה קשור למצב שלה, שבעצם מצב הקיום, מצב הפעולה, מצב העניינים שלה ביחס לעסק הוא על סף בגידה. למה זה בגידה? זה מונח קשה להגיד, אבל כשאתה רוצה לבחון באמת איך התייחסת לעסק כשאתה לא הגעת אליו, וכשהגעת היית ב"חצי כוח", ולא חזרת ללקוחות שהשאירו הודעות כבר שלושה שבועות – אז אתה בעצם מתחזה לעורך דין שלהם. אני לא באמת שם, אני כאילו. היא הבינה את המצב – זה הבנו תוך עשר דקות מתחילת הפגישה. אמרתי לה: המשימות שאנחנו צריכות לעשות, זה ככה – תרשמי לך את המשימות כדי להחזיר אותך, כי ראיתי שהיא בחורה מוכשרת ומבריקה. אמרתי לה: אלה המשימות שלי אלייך. כשתסיימי אותן, תתקשרי אליי. בעצם מה שאמרתי לה לעשות, ואת זה אני אומרת לכם: אם יש מישהו שהוא כרגע בירידה כלשהי בפעילות מההיבט הזה של הנוכחות… היא אמרה לי: לא חתמתי על חוזה חדש כבר שלושה חודשים. אמרתי לה: אוקיי, אז בואי נעשה ככה: תעברי על כל התיקים שנחתמו מולך – תעברי עליהם אחד-אחד. תראי מה עשית בקשר אליהם, תראי אם יש משהו לעשות, תראי אם יש אולי לעשות משהו ולא הוצאת דרישת תשלום. תסתכלי על כל אחד ואחד. ואחרי שתסיימי לעבור על כל התיקים, תעשי את הצעד הבא בכל תיק ותיק. ואחר כך אמרתי לה: תתקשרי לכל הלקוחות האלה ותתענייני בשלומם – בלי קשר לזה שסיימת, אחרי שעדכנת. תתקשרי ותשאלי אם יש משהו נוסף שהם חושבים שאת יכולה לעזור להם. זה הכול. טוב, בזה נגמרה התרומה שלי ללשכת עורכי הדין תל אביב וחיפה. הסתיים הפרויקט, זה היה יום חמישי – הלכתי הביתה בארבע. במוצאי שבת היא מתקשרת אליי. מסתבר שהיא ישנה במשרד – קנתה אוכל וישנה במשרד. מאותו רגע ביום חמישי ב- 16:00 היא לא התעסקה בכלל בעניינים שקשורים לחתונה – זאת הייתה התוצאה של הפגישה. היא עברה על כל הדברים. העדכון שלה היה: דורית, תודה! חתמתי על שלושה חוזים חדשים במהלך הסופ"ש, וגביתי 50,000 שקל. זהו. מאז לא ראיתי אותה, היא לא פנתה אליי לשום עזרה, שום דבר. זאת אומרת, האינדיקציה למצב היא לא עולמי, היא לא המיקרו, היא לא המאקרו. זה רק העניין של הנוכחות ותשומת הלב לעסק, ובעצם לווסת אותו מחדש. אז לכן זה טיפ קטן שאני מדגימה דרך סיפור אמיתי שנקלעתי אליו לפני הרבה שנים, אבל זה תקף גם להיום.

הטיפ הבא שאני יכולה לומר לכם שעשיתי אצלי במשרד, זה בעצם אחרי שבניתי את המבנה הארגוני הזה, יצרתי במהלך השנים, ותוך כדי תנועה גם תיקנתי, נוהלי עבודה מסודרים. זאת אומרת, שאם מגיע אליי אדם והוא צריך לעשות משימה במחלקה 3 או במחלקה 4 או במחלקה 5 – לא משנה באיזה מחלקה – אני לא צריכה עכשיו לזכור: הסברתי לו או לא הסברתי לו? אמרתי לו או לא אמרתי לו? לא, אין לזה סוף. הזמן שאנחנו מבזבזים על לומר שוב ושוב ושוב, פשוט הולך לאיבוד.

ולגבי זמן אני רוצה לומר לכם משהו: כדור הארץ ממשיך להסתובב. חילקו אותו ל- 24 רצועות – זה הרי מספר אקראי – יכלו לחלק אותו ל- 72 או ל- 10. וה- 24 זה מספר שאנחנו מתייחסים אליו.  אנחנו לא נעשה משהו היום, אז נעשה מחר או בעוד שעה. בסופו של דבר, נדחוף בפחות זמן יותר משימות. אין מה לעשות, השעון "מתקדם". ולכן בזמן שאני בעבודה, אני "עובד" בעסק. אני עובר על המחלקות, אני עושה את תיק התביעה – אוקיי, אז אני בתיק תביעה. אבל אם אין לי עובדים, יש לי עוד תפקודים לעשות – בכספים, בתשלומים, בהכנסות, בגבייה, ברישומים, בתיוקים – יש מלא תפקודים. אחרי שאני מפוצץ בעבודה, ואני רואה שאני כבר לא יכול לעמוד בזה ואני לא מתקדם, אני מביא עזרה. וכדי להביא עזרה, יש לנו קלסר שנקרא: קלסר כובעים – תפקידים. "כובע", מתוך הטרמינולוגיה של הרכבות כשבנו את הרכבות בארצות הברית, כאשר בעלי התפקידים ברכבות – כל בעל תפקיד היה לו כובע בצבע אחר. אז בקלסר הזה – שהוא קלסר הנהלים של כל המשרד, כמובן מה שפותח אותו, זה המבנה הארגוני, ופותחת אותו בעצם חלוקה לפי מחלקות. כל חוצץ זה מחלקה – 1, 2, 3, 4 וכן הלאה וכן הלאה. ובעצם לכל מחלקה יצרתי בהתחלה את כל הנהלים. עכשיו, איך אני כותבת נוהל? איך אני יודעת מה זה נוהל? אני בעצם עשיתי, וזה דבר שצריך להטמיע ולהשקיע את הזמן ולהחליט מתי עושים – זה בפני עצמו אתגר – לכל מחלקה… הרי עשיתי את כל התפקידים – אז כתבתי לי את כל הדבר הזה – מה הוא צריך לעשות. זאת אומרת, הוא צריך לפתוח תיק, לסגור את הזה, לתייק – כל מה שמתחיל ב- ל' – זה נקרא: תפקוד לפי פונקציות. וככה עשיתי את המבנה הארגוני הזה. (לדוגמא: במחלקה הזו צריך לפתוח.. לתייק.. לסגור.. לצלצל…לעדכן…). עשיתי רשימת משימות של מה הוא צריך להיות, ואחר כך את כל מה שצריך לעשות, מיינתי לפי נושאים. ואז נוהל פתיחת משרד – כן, צריך שיהיה נוהל כזה. מה זה, כל אחד יבוא ויפתח את המשרד כמו שהוא רוצה? יש נוהל, והנוהל הזה לא משתנה עד שאתה בא ומחליף אותו. אז כמו שאתם מבינים, עברו הרבה שנים, ומ- 2005, שאז התחלתי להיות ממש יותר עקבית בקשר לנהלים ולטכנולוגיה – הוצאתי נוהל על כל דבר. ועברו שנים, וחלק מהנהלים התיישנו, כי הם לא התאימו לזמנים, כי הם לא התאימו לסוג המוצרים, שתוך כדי תנועה השתנו, הם לא התאימו לי כבר, הם לא היו יעילים, היינו צריכים לשנות. הגיעו לי פה חבר'ה צעירים, הרעיפו עלי כל מיני טכנולוגיות – הדברים השתנו. אבל יש את הבסיס. וממש בתום 2020, בתוך השקט שהיה, כביכול, ב- 2020, השלמנו אותו למשהו שלם. מה זה אומר? שממש יש לי קורס לכל בעל תפקיד. זאת אומרת, שאם אני עכשיו צריכה לקבל עובד למחלקה המקצועית שלי, שזה אצלנו במבנה הארגוני פה – דיביזיה 4 זה המחלקה המקצועית – אז אם אני רוצה לגייס עובד, אז למשל עובד מחלקה 10 הוא נקרא עוזר טכני, ובדרך כלל אני יודעת שבאמת כל מי שפותח את התיקים, מתייק את התיקים, מתייק את החומרים, פתיחת תיקים במחשב ופיזי, גם עושים לפעמים את הדיווחים במחשב שעוזרים לעורכי הדין. כל מיני דברים שפעם היו הגשות פיזיות והיום זה במחשב, זה מקוון – זה טיפה יותר מסובך בקטע הזה. אבל אלה העוזרים, שבעצם אם נשווה את זה למפעל, זה כל מי שדואג שהמפעל יעבוד. זאת אומרת, אם יש לי מפעל לקוסמטיקה, ואני יושבת במחלקה 11 – אני פה עושה את התמציות, אני בודקת את הנוסחאות, אני פה יושבת – כדי שאני אוכל לבצע פה את העבודה, צריכים לדאוג שיהיו לי כל חומרי הגלם, שיהיו לי כל המבחנות, לצורך הדוגמה. אלה דואגים שאני אוכל לעבוד. זאת אומרת, כשאני באה לעבוד במחלקה 11, התיק שלי הפיזי פתוח, התיקייה במחשב פתוחה באותו אופן כמו התיק הפיזי, ולכן כל החומר כבר נשמר במחשב, ואני יכולה בעצם להיכנס לתיק בלי לראות אם נשמר לי הקובץ או לא נשמר, הוא שלח לי את החומר או לא שלח – אין דבר כזה! אלה דואגים שכשאני באה לעבוד, אני רק עובדת. ולכן הקורס לכל בעל תפקיד הוא מבטיח לי שאני מעבירה את האדם על כל מה שאני רוצה שהוא ידע בתיאוריה ובמעשה. כי אנחנו לא יכולים להניח שמי שסיים ראיית חשבון או מי שנהיה עריכת דין – אז מה? תיתנו לו מחר לערוך חוזה מא'-ת'? הוא ידע לעשות את זה לבד? לא, אתם יודעים שלא. אתם עברתם את זה. גם אני יודעת שלא. אז אנחנו לא יכולים להתנשא עליהם, להגיד: הוא סתום. לא, הוא לא סתום. צריך ללמד אותו, כמו שאתה רוצה.

יש לנו מישהו שעבד בכל מיני מקומות אחרים, ובמקומות שהוא עבד בהם, תמיד היה בלגן – כל היום היו מחפשים חומר, לא היה סדר. שעות על גבי שעות בוזבזו על לחפש חומר. אצלנו אין דבר כזה. יש נתיב. גם הקלסרים והמחלקות במבנה הארגוני פה זה לפי צבעים. זאת אומרת, גם כן להבדיל – לדיביזיה 3 יש צבע ורוד, לדיביזיה 4 יש צבע ירוק וכן הלאה וכן הלאה. זה לא כל אחד עושה מה שמתחשק לו. אז אני יודעת שאם מישהו שאמור לעבוד במחלקה 11, שם הצבעים של הקלסרים הם ירוקים – אז המישהו השני שהוא צהוב, הוא לא יכול להתעסק עם הירוקים. זה לא נוגע אליו. כלומר, גם השיטה של צבעים היא שיטה שעוזרת לנו לחלק את התפקידים וכן הלאה.

אז כתיבת הקורס ללמוד את התפקיד – אתם בעצם מעבירים את עצמכם בתוך תהליך הלמידה. ואל תהססו אם אתם מקבלים עורך דין צעיר, שיעזור לכם במחלקת מיסוי מקרקעין – פשוט לבנות לו קורס, ולראות איך הוא מאתר חומרים, להבין מה זה משרד האוצר, איזה אגפים יש במשרד האוצר, מה יש ברשות המיסים, מה עושה רשות המיסים – להבין את האוריינטציה, להבין מול מי אנחנו עובדים בהיבט של המיסים. אני לא מדברת על ההיבט המשפטי – בתי משפט – שזה פן אחר.  אני כרגע מדברת רק על מיסוי מקרקעין. ואם הוא צריך לדעת חומרים – מה, אני אנחש שהוא יפתח איזה ספר של חוק מיסוי מקרקעין, וידע לבד את ההגדרה של סעיף 19 יחד עם סעיף מכירה?  למה שהוא ידע? הזמן ללמד את האנשים כל פעם מחדש, מתיש, לוקח לכם המון המון זמן וכסף. יותר קל לסגור אותם בחדר – שילמדו את הספרים העדכניים האלה. שבו בעצמכם ותושיבו את האנשים שעובדים אתכם ללמוד את הספרים העדכניים האלה. הכוונה לצמד הספרים "גורמן-אהרונוביץ'" הם עוברים בספרים סעיף-סעיף. מחכים שתהיה בעיה, ואז הופ, לא שמנו לב? לא ככה! צריך ללמוד. אצלנו, בעלי תפקידים כל יום מתחילים את היום שלהם בלימודים. הם לא מתחילים לעבוד כי הם עובדים. לא, הם קודם כול לומדים את התפקיד – משהו מהתפקיד שלהם. הלמידה שלהם מרחיבה לכם כבעלי העסק את הידע, ומאפשרת לכם לקחת אחריות מתוך ידיעה, ולא מתוך בלבול ולחץ ולרוץ כל הזמן ולרוץ אחרי הדברים. אז מבחינת הסדר, זה נכון שכדי להגיע לזה, השקעתי הרבה זמן. אז מה? אבל אתה משקיע את הזמן כדי להרוויח את הזמן. אני יכולה להעיד שיש שנים – עד לפני מרץ 2020, שאני הייתי במשרד, נעדרתי מהמשרד חמישה חודשים בשנה, והמשרד צמח בשנים האלה. אז קודם כול, דיברנו על נוכחות, ושעון זה שעון – זה לא העובדים יגיעו ב- 9, ואני אגיע ב- 12 כי מתחשק לי. יש שעון, יש סדר יום, יש חלוקת עבודה – כל אחד יודע מה הוא עושה. ואם אני עושה את הכול, אז אני צריך לעבור על כל התפקידים בלופ במהלך השבוע. אני לא מזניח את הכספים, אני לא מזניח את הגבייה. אני מחלק לי את הזמנים, והולך לנוח בערב. אני למשל אחרי 18:00, לא עובדת, לא עונה SMS-ים, לא כלום. אני מראש אומרת ללקוחות:ב-18:00 – הבטרייה שלי נגמרת, ומאז זמינה למשפחה. וזה לא פחות חשוב להבין את זה, שכדי שאני אוכל ל"הרוויח" את הילדים שלי – ממש להרוויח אותם כילדים ולא כדיירים בבית, ולזכות בתפקיד של אימא, אני צריכה לשים שעות של להיות אימא. זה לא תוך כדי עבודה – זה לא עובד ככה. כולם יודעים שכשאני בעבודה, אני בעבודה. אני לא מדברת על מקרי חירום. בעבודה אין שיחות חולין, אין שיחות עם אחותי – אין דבר כזה. עכשיו, זה קשוח, נכון. אבל בזמן החופשה, אני בחופשה. אני לא עם הלקוחות, אני רק עם הילדים. וזה לא פחות חשוב להבין, שאם אתם מגיעים הביתה מאוד מאוחר, כי עבדתם מאוד קשה – אני יודעת שאתם עובדים מאוד קשה – אבל אם תתחילו את הבוקר מוקדם, ותהיו יעילים, וכל היום תעבדו ולא תברחו לארוחות של שעתיים-שלוש וכל מיני כאלה דברים שלוקחים באמצע יום עבודה את הזמן, אז כשתגיעו הביתה ותתנתקו מהמשרד ותסכימו לדאוג לעצמכם ולילדים, כי עכשיו אני בתפקיד של אבא, אז גם בבית ירוויחו אתכם. וכשתצטרכו פעם אחת להיעדר למשך זמן ולשעות חריגות, יבינו.  זה לגבי המעגלים.

עכשיו, אני רוצה לתת לכם שני יישומים שמאוד עזרו לי, ובכל פעם שיש שנייה אחת של זגזוג או משהו לא בדיוק כמו שבמטרות שלי, אני מיישמת. ולפני כן אני אומרת שכל אחד צריך לדעת מה השאיפה שלו בחיים. אם אתה לא יודע לאן אתה דוהר – אל תדהר, תעמוד רגע, תעשה חושבים לאן פניי. כי אני עובדת במשהו שאני אוהבת, אבל הווליום של העשייה שלי מותנה בצרכים שלי. אני לא עובדת בשביל להיות עכשיו בינלאומית. אני עובדת בשביל להשיג שאיפה ספציפית בשנה הזאת או מטרה ספציפית, מתורגמת לכסף או למוצר או להישג שאני רוצה ברמת המשפחה. אני יכולה להגיד לכם יותר מזה: שאנחנו כמשפחה, וזה קשור לעסק, כי אם המשפחה שלך לא מאורגנת, אז העסק גם יחטוף, וזה יישאב לשמה. לנו כמשפחה, אנחנו עושים כל ראש השנה העברי ישיבה. ובישיבה הזאת אני יושבת עם הילדים – אני אם יחידנית עם שלושה ילדים בגילאים שונים – ואנחנו יושבים בישיבה הזאת, ועוברים כל אחד מה הוא צריך השנה לעשות או להשיג או ללמוד או שיהיה לו. כל ילד בגיל שונה צריך דברים שונים. ומה לעשות? קשה מאוד לחשוב שכולם פה אצלנו בקבוצה שעכשיו מאזינים, יכולים לספק כל דבר במיידי. אני לא. יש סדרי עדיפויות ויש תיעדוף. אז אתה אומר: עכשיו אוקיי, הילד הזה עלה לכיתה א', אז הוא יהיה יותר בפוקוס שלנו. זה אומר שיותר תשומת לב בזמן ובמשאבים ובהשתתפות של כולם, תהיה על הילד הזה. השנייה עולה לכיתה ט'. השלישי רוצה עכשיו ללמוד נגינה – לא משנה מה – היא רוצה לצייר. כל מאמץ נוסף, מעבר למדור – שינה ואוכל, צריך לתרגם אותו לכסף. אתם רוצים שילמדו שני חוגים? אתם רוצים שהם ילכו לצופים? אתם רוצים גם שייסעו פעם בשנה לחו"ל? אתם רוצים שיהיה להם גם אופניים ואת כל הפעילויות האלה? זה עולה כסף. תתרגמו את זה לכסף. אנחנו יודעים שכל שקל שאנחנו רוצים לבזבז כמשפחה, העסק צריך להכניס פי 4. אז אם אני רוצה השנה לנסוע לחו"ל לטיול שעולה 30,000 שקל, ספציפית לטיול הזה אני צריכה פי 4 ברוטו להכניס, שאחרי שאני מורידה את ההוצאות ואת כל מה שצריך ואת כל המיסים, יישאר לי את ה- 30,000 שקל לבזבז. אז כשאני אומרת: אוקיי, אני עכשיו רוצה לנסוע לקריביים – זה עולה לי 35,000 שקל – מה, אני עכשיו ישר הולכת לחשבון ואומרת:" יש לי בחשבון כסף" – ואני ישר הולכת ומוציאה את זה? לא! אני מרוויחה את זה, עכשיו אני עושה את זה. אני אעשה את זה, ואז אני אסע.

שני דברים חשובים שאני אומרת לכם מבחינת התובנות שלי: קודם כול, הקשר בין outflow – מה שנקרא: זרימה החוצה, ובין inflow  – זרימה פנימה. כשאני אומרת "זרימה החוצה", אני מתכוונת לתקשורות יוצאות, שיחות טלפון, מכתבים, דואר כזה או אחר – אלקטרוני או פיזי. היקף התקשורות והווליום שלהם שיוצא, משפיע גם על מה שייכנס – תשובות בזמן, החלטות של מערכת המיסים, דיונים מהירים יותר, כסף. הקשר בין זרימה החוצה ובין זרימה פנימה הוא ממש הדוק. ואני אגיד לכם יותר מזה: "מהירות החלקיקים קובעת את העוצמה" (ל. רון האברד). זאת אומרת, לא רק תוציא תקשורות, תענה מהר תשובה למי שפנה אליך – זה גם כן תקשורת יוצאת. המהירות קובעת את העוצמה שלך. ברגע שכל מה שאתה מקבל, אתה מיד עונה, והכול נעשה מהר, וקיבלת משימה וביצעת אותה היום ולא בעוד שבוע, ואתה עומד בזה, אתה פשוט גדל כל הזמן בטווח האחריות של העסק, ומבחינת העסק, יש לקוחות שרוצים להיות תחת הכנפיים שלך, כי מי שמגיע אליך, רוצה שאתה תעזור לו. הוא בחר אותך. זה מההיבט של הזרימה החוצה.

והדבר השני שאני יכולה לומר וחשוב, זה בעצם שאני מודדת את ערך השירותים שאני סיפקתי. יש לזה קשר מאוד חשוב להתרחבות. אם כל החודש עשיתי שומה עצמית ב- 3,000 שקל, זהו, כל החודש – אז נתתי שירות של 3,000 שקל בערך כספי, אז גם ייכנס 3,000 שקל, לא ייכנסו תיקים חדשים. אם יש לי לדוגמה עכשיו 15 תיקים חדשים עם 15 משימות חדשות שאני צריכה לבצע, ואני רק מסתכלת עליהם: איזה יופי! 15 חוזים חדשים. עם הכסף שקיבלת מכל החוזים, כבר קנית מכונית, ועוד לא התחלת לעבוד בכלל על התיקים האלה. אז זה יופי שעשית 15 חוזים, אבל אתה צריך לדעת שאם אתה לא תתחיל להתקדם ולספק את השירות שהבטחת ותמדוד את הערך, אז אתה לא תדע בעצם כמה אתה צריך לקבל תיקים חדשים, כי המדידה הזאת, שאני יודעת שנתתי ערך שירותים שסופקו בשבוע שעבר, סתם דוגמה 80,000 שקל, אני יכולה לומר לכם בוודאות שייכנסו חוזים בהיקף הזה עוד הפעם. במידה שאנחנו מספקים, נכנסים עוד תיקים. ואם אני בשבוע אחד ירדתי בתפקוד, ולא יודעת בדיוק מה קרה, התעכבו דברים – כל מיני תירוצים – ואתם נתתם שירותים בערך של 20,000 שקל. שבוע אחרי זה, ייכנס 20,000 שקל, לא ייכנס 80,000 שקל. יש קשר בין הדברים. ולכן ההסתכלות על המדידות היא קריטית, כי זה הכלי שלפיו אני מקבלת החלטות. אני מסתכלת על הגרף, אני מסתכלת על המדידות, אני אומרת: אוקיי, בוא נראה כמה מגזינים הוצאנו החודש. אני מסתכלת. מה זה מגזינים? יש לנו מחלקה 5, זה ההוצאה לאור – הנה המבנה הארגוני שלי. הוצאה לאור יכולה להיות של ספרים, ויכולה להיות גם של כתיבה של מאמרים שמתורגמים מגזינים (מגזין זה פריט קדום שנעשה במחלקה 4). אז אם יש לנו אתר אינטרנט ואנחנו מעלים מאמרים שזה טוב, אפשר להוציא את המאמרים האלה גם בצורת מגזין. פונים לגרפיקאית, היא מעצבת לכם את המגזין, והוא חתום תחת השם שלכם – מגזין איציק כהן וכן הלאה וכן הלאה – והמגזין הזה יכלול משהו שיש לכם לשתף ולומר. ואתם כותבים אותו בהתייחס למי שאתם מכוונים ורוצים שיקרא אותו. אתם נותנים פה שירות חינם של מידע לאנשים שבסביבה שלכם – זה יכול להיות הלקוחות הקיימים, זה יכול להיות לקוחות עבר, זה יכול להיות ספקים שלכם שאתם משלמים להם – המוסכניק וכן הלאה וכן הלאה – כל הספקים שלי מקבלים אצלי מגזינים. יש לי 40-50 ספקים – כולם מקבלים מגזינים. המעגל המשפחתי. אנחנו עושים בעצם רשימה שנקראת רשימת תפוצה, שיש לנו את כל אנשי הקשר האלה – טלפון, אימייל, פקס זה ברור, אבל גם כתובת בדואר ישראל, ואז הם מקבלים ברוטציה מגזינים. אם בקבוצת התפוצה שלי יש לי 4,000 עורכי דין, רואי חשבון ושמאים, ועוד 4,000 אנשי ציבור לדוגמה – אני לא שמה את אותו מגזין לעורך דין כמו לאדם שהוא בעל לנחלה, קיבל אצלי שרות, אחד שהסברתי לו איך עושים את העסקה וכן הלאה. אני לא כותבת לאדם מהציבור כמו שאני כותבת לעורך דין ורואה חשבון. לציבור אני מספרת, ולעורך דין ולרואה חשבון ויועץ המס אני מדייקת, עם הפניות, עם ציטוטים, עם יותר עומק מקצועי. אז אם אני נכנסת לעניין של המגזינים, יש לי ממש הפרדה בין תוכן לציבור הרחב לבין תוכן לציבור המקצועי. במגזין לא צריכים להיות 16 עמודים. המגזינים שלנו זה שני A4 מקופלים ומגולגלים ל- 3. יש המון חומר שאפשר להכניס בהם, ואם אין לכם מספיק חומר לשני A4, תעשו A4 אחד. ואם אתם לא רוצים להתחיל בלהשקיע בדפוס ובגרפיקאית,  תעשו בנייר לוגו שלכם. קחו עכשיו את כל רשימת התפוצה שיש לכם כרגע. אם אין לכם, תכינו מיד – לפחות מאה – מאה זה המינימום. אנחנו מוציאים 4,000 בחודש במינימום. תוציאו אתם בהתחלה מינימום מאה, וקחו מעטפות עם הלוגו שלכם, תכתבו על משהו שאתם עוסקים בו: עזרתם ללקוח והבאתם לו לאיזשהו הישג – לא צריכים לספר את הפרטים של הבן אדם, אבל אתם יכולים כן לספר את הסוגייה – מה היה ה"לב" של העניין. וכמו שלמדנו בבית ספר איך כותבים חיבור – תיישמו את זה. ואם אתם לא בטוחים שהעברית שלכם מצוחצחת, לי יש עורכת לשונית – היא תמיד מתקנת לי ניסוחים. יש לה תמיד מה לתקן. מה שאני רוצה לומר לכם, שזה תהליך. אם אתם רוצים שכל הזמן יפנו אליכם לבקשת עזרה, שכל הזמן יפנו אליכם, ואליכם דווקא, אתם צריכים לבסס את היסודות שהעסק הזה יהיה איתן בכל מצב. אז ממש צריכים להיות לו יסודות. ובמפגש הבא, אני אדגים לכם את הנוסחאות, בעצם איך לא להתרסק. יש נוסחאות – אני אדגים לכם אותן ממש בגרפים מול העיניים, כדי להבטיח שכל אחד יהיה כל כך איתן ויציב לקראת מה שאנחנו מרגישים, חווים שמתממש ובא. ולכן אם אני יכולה לומר את החלק הזה של השיעור, מה בעצם עשיתי – זה קודם כול הקרבתי הרבה, כי לכתוב שני ספרים ולהפיק אותם ולממן אותם, הייתי צריכה לוותר על כמה דברים, על כמה מכוניות, על כמה טיסות לחו"ל, על זמן עם הילדים. יש הקרבה, וזה חלק מהדבר הזה. צריך להבין שאתה מקריב. דבר שני – אתם צריכים להחליט אם אתם רוצים לגדול או בא לכם לא לזוז – "גם ככה טוב לי". אז אני יכולה לומר לכם שמי שאומר: גם ככה טוב לי, הוא יתכווץ, כי שום דבר לא נשאר במקום. אם אתם לא תעשו פעולות לצאת החוצה באיזושהי דרך אחרת ממה שזה נעשה עד עכשיו, אתם תתכווצו. אתם זה במלוא מובן המילה. אני יכולה לומר לכם שמה שהביא אותי ללכת לאותו סמינר בגעש ב- 2004, זה המשפט שהלקוח אמר לי:" אם את לא תדחפי קדימה, את תלכי אחורה! "זה הספיק לי. כי אמרתי לו: מה, מכירים אותי. אז הוא אמר לי: "בסדר, אם את לא תדחפי את עצמך קדימה, את תלכי אחורה! "' וזה כל כך היה לי נכון באותה נקודת זמן, שבעצם כל הזמן, תשומת הלב שלי כשאנחנו מתחילים את השבוע: מה אנחנו רוצים השבוע להוציא? מה יוצא השבוע? חייב לצאת משהו! ואגב, המגזינים הם לא חייבים להיות ארוכים מאוד. תכתבו מאמר קטן, תיתנו לבן הזוג, לבן שלכם, לשותף שלכם לקרוא אותו. או אם אתם רוצים ציבור מקצועי או אם אתם רוצים לציבור הרחב, לקרוא אותו. למשל, אומר לי רואה חשבון שהמלצתי לו לחבר מגזין: "מה, אנשים לא יודעים מה זה הצהרת הון?". תשובתי: לא, לא יודעים, כי יש כל הזמן עסקים חדשים. נסגרים עסקים ונפתחים עסקים. אז תסביר להם מה זה הצהרת הון – מה הכלי הזה, מה עושים איתו. זאת אומרת, כל מה שלכם מאוד מאוד ברור, תמיד תדעו שמי שלא עוסק בזה, אין לו מושג. ויותר מזה – המדיה והזמן שכרגע אנשים מבזבזים בלחפש ובלאתר דברים, הוא גם מכניס אותם מצד אחד לאיזה היקף ידע שהם צוברים מהמדיה, אבל גם מבלבל אותם. כי נגיד, יש סוגיה שקשורה בהפקעות – אז יש חוקי הפקעה, אבל יש מקרים שמתנהגים (הכוונה הרשות המפקיעה) כמו שמפקיעים, אבל זה לא נכנס בדיוק תחת רשות מפקיעה או תחת חוק מפקיע – אז נדרשת הפרשנות של זה. ונגיד פיצחתם את זה – אז תכתבו על זה מאמר: מה זה הפקעה, מה הנורמה, מה אומר זה, מה הפסיקה, מה קרה פה, מה השתנה, מה אתם מציעים. תמיד תכתבו את דעתכם – זה הופך אתכם לבעלי ערך. אתם מובילים פה איזושהי דעה.  מי שמכיר את האתר שלי, יודע שיש לי מעל 1,000 מאמרים באתר הזה. 800 מאמרים סוקרים פסקי דין. יש שם עוד 400 – יש לנו עכשיו עוד 400 פסקי דין לכתוב. אז זה הדבר שאמרתי על outflow ו- inflow, ערך שירותים שסופקו, ולמדוד את השווי שלהם – את הערך הכספי שלהם, אלו הם עיקרי הדברים. בנוסף, אחד הדברים הכי קשים שהיו לי, ששילמתי עליהם את המחיר הכי כבד, היה בנוגע לגיוס עובדים. אני חשבתי שכולם כמוני – אוהבים לעבוד, חרוצים ונאמנים. ואני לא מחפשת לחלק הלל לעצמי – אני פשוט אומרת. גם כשעבדתי בשירות הציבורי, אמרו לי: תגידי, את מקבלת על זה עוד צ'ק שאנחנו לא יודעים עליו? מה את רצה כל היום? כן, כי אני בעבודה אוהבת לעשות את מה שאני רוצה, את מה שאני עושה – אני גומרת את המשימות שלי באותו יום. אז זה לא קל למצוא היום עובדים – היום במיוחד. אבל לאורך כל הדרך, עשיתי את כל השגיאות האפשריות עם עובדים, כי כל כך בטחתי בהם וכל כל סמכתי עליהם וכל כך זה וכל כך זה. אז היו כל מיני מקרים. היו מקרים שבאו אנשים ולמדו והתפתחו והמשיכו הלאה, זה מצוין. יש לי אנשים שבאו, עזרו לי מאוד, ואז גיליתי שהם מאחורי הקלעים עשו לי דברים אחרים. זה מאוד מאוד קשה לממן את זה, כי כל עובד שבעצם נכנס אליך ל"סיסטם", ואתה עשית טעות איתו – זה גם יכול לקרות – גם אני עשיתי טעויות. עכשיו לתקן את זה במרחק של זמן, זה נורא יקר. ולכן אם אתם מצליחים להגיע לזה שאתם עוברים על כל המחלקות באיזשהו סדר – שבועי זה הכי טוב – אתם לא מצליחים שבועי, אז לפחות דו-שבועי. ואז בכל אזור ואזור אתם עושים משהו כל שבוע. תחשבו שכל שבוע אתם תגבו כסף, כל שבוע אתם תעשו פעולות הפקדה ותשלומים לספקים. אנחנו משלמים ביום חמישי – זה יום התשלומים. כל מה שקנינו השבוע, משלמים. לא כרטיסי אשראי ולא תשלומים ולא קרדיט ולא שום דבר. אנחנו משלמים ממה שנכנס. וזה אולי הסיום של המפגש הזה, שהרבה מאוד אנשים לא מסוגלים להבין איך אפשר לעבוד בלי כרטיסי אשראי. הרבה מאוד אנשים לא מסוגלים להבין איך אפשר בכלל להתנהל על בסיס מזומן, וזה יהיה אולי אחד הדברים שאני אתמקד בהם ביום שלישי הבא בחלק שלי. כי אנחנו מדברים על משבר, וכדי לא להיות במשבר, אנחנו לא יכולים להתנהל בבזבוז משאבים – שזה זמן, שזה ידע, שזה העדר פוקוס – זה בזבוז משאבים. אם אני לא מפוקס על המשימות שלי, ואני כל הזמן במשהו אחר, אין בעיה שאתה אדם חברתי ואתה הולך לכל האירועים והדברים, אבל הפוקוס שלכם צריך להיות מאוד מאוד ברור. ואם אתם מבינים שהמשרד הוא חשוב לכם, כי הוא מחזיק את כל המבנה שלכם – את כל התשתית של המשפחה וכן הלאה, והמשפחה היא חשובה, כי בלי משפחה שהיא מחזיקה איזושהי יציבות, איזשהו אושר, תשומת הלב שלכם למשרד כל הזמן תברח הביתה. זוכרת, שלי היו חמש בייביסיטריות, והיה כתוב להן מה הן עושות, שלא יהיו בעיות והן ידעו בדיוק מה צריך לעשות. כל דבר עשיתי ברצינות. אז המסר שלי אליכם הוא שיש הרבה מה לעשות בנוגע לניהול, שצריך להקריב, שאם יש לכם שאיפה גדולה, אתם תעשו הכול כדי להשיג אותה, וכדי להשיג אותה – אם הדרך לא תהיה יעילה ומבוססת נהלים, אתם תעשו כל דבר 16 פעמים! זה מה שנקרא אצלנו בלקסיקון הניהולי: תנועה מפותחת. כי במקום להוביל את עצמכם בקו ישר, שהוא הדרך הכי קצרה בין שתי נקודות, אתם מובילים את עצמכם בדרך מפותחת, וכל השוליים האלה זה בזבוזים של זמן, של כסף, של כל מיני שליחויות וכן הלאה – מיליון ואחד דברים על תנועה מפותחת. ולכן אתם מגייסים עובדים, הם צריכים מאוד להבין אתכם, ואתם צריכים להשקיע את הזמן הזה ביצירת ההבנה איתכם.  אנחנו אנשים שונים, כל אחד יש לו מזג אחר ופתיל אחר ואורך גל אחר ומהירות תגובה שונה. אז כל אחד צריך לבחור את האנשים שאיתם הוא עובד, אנשים שיכולים לחוות אותו, ושהוא יכול לחוות אותם. אני קיבלתי בטעויות בעבר המון המון אנשים שהם לא התאימו לקצב שאני אוהבת ורוצה לחוות כשאני עובדת במשימת עבודה. יש כאלה שאתה שואל אותם שאלה: מה שלומך? אז הוא יגיד לי: תכלס מזג האוויר היום ממש חביב, ואני ממש אוהבת את השמש הזאת ואת העננים פה ושם, לכן יש לי מצב רוח טוב. הוא לא ענה על השאלה מה שלומך. סיפורים, סיפורים, סיפורים. כשאני בוחרת אנשים ואני שואלת אותם: מה שלומך, אני מצפה לקבל תשובה: תודה, בסדר, אני מרגיש מצוין, אני בתקופה נהדרת. זהו, תשובה, לא סיפורים. עכשיו, זה לא שזה רע לספר סיפורים. יש אנשים שככה אוהבים את ה"טיול" הזה. אני לא. אני אדם שרוצה שאלה-תשובה. וגם בהתנהלות שלי – שואלים אותי שאלה, אני עונה תשובה, אני לא מספרת סיפורים. זה עובד ככה בשני הכיוונים.

דבר אחרון זה האתיקה – תראו, המשרד שלי-שלכם לא יגדל, גם אם נעשה את כל מה שעכשיו דיברתי – גם אם אנחנו נעשה outflow מטורף בווליום שאנחנו רוצים להשיג, כי אתם יודעים, outflow – אני יכולה עכשיו לשים כמה מודעות בתל אביב, ויהיה פה עכשיו 400 טלפונים ביום וירצו שירות. אני לא יכולה לספק את זה, כי אני החלטתי שאני משרד בוטיק. אז ה-  outflow – היציאה החוצה, התקשורות והקצב –  הוא גם צריך להיות מותאם למה שאני יכול לספק. אז אני מוציאה, ואני מרגישה שכשאני מוציאה מגזין החוצה, בתוך שבועיים עד שישה שבועות – הופ, כל הפיגור נסגר, כי נכנסת מלא עבודה. אז ה-  outflowהזה צריך להיות בהיקף הנכון וכן הלאה וכן הלאה. אבל אנחנו נעשה outflow, ואנחנו נגייס עובדים טובים, ויש לנו מוצר טוב, ובכלל אנחנו אנשים נהדרים וחכמים ומוכשרים בכתיבה – כל זה בסדר. אבל אם אנחנו לא נהיה ישרים – וישרים זה לא כקלישאה – עם הלקוחות, עם עצמנו, לקחת מה שאנחנו מאמינים בו, ולא בכל מקרה לקחת תיקים. אני יש לי תיקים שאני אומרת: את זה אני לא יכולה לקחת, אני לא יכולה לך, כי אני לא מסכימה עם הקו שאתה מנסה לשכנע אותי. אני לא אקח. אני באה, עושה לאדם שומה עצמית ככה וככה, אני אומרת את כל הפרמטרים. והוא אומר: לא, לא, אני רוצה שתקראי לזה " מונח כלשהו" אני אומרת: אני לא אקח את זה! אני לא מחפשת סיפורים, אני לא מחפשת לעשות כסף ואחר כך להתבזות. אני לא אקח את זה. כל אחד צריך עם עצמו להחליט, וזה קוד שעובר כחוט השני במשרד: לא משקרים ללקוחות – אם אתם עסוקים, תגידו שאתם עסוקים. לא מספיקים וצריכים זמן לספק ולא סיימתם, אז צריך – להתקשר מבעוד יום ולומר: תשמע, אני צריך עוד שלושה ימים. לא סיפורים. עוד דוגמא, אנחנו מוציאים מכתב סיכום לכל תיק שהסתיים הטיפול במשרדנו – יש לנו כאן רשימת צעדים (רשימת בדיקה) להוצאת מכתב סיכום. אז למשל אני אתן לכם דוגמה: 1. התקבל מזכר עם הבקשה – נא להכין מכתב סיכום. זה לא אומר שכל אחד מחליט שהוא מוציא מכתב סיכום. מישהו שאחראי על התיק הזה, הוא סיים אותו – הוא כותב: להוציא מכתב סיכום. אז צעד 2 – אסוף את מלוא החומר שקשורים לאותו תיק ולאותו לקוח, ובמיוחד את השלב הראשון. אצלנו יש כל מיני ארונות – יש לנו ארון קוביות, ארון זה, ארון זה. תן לו חומר מהמקום הזה, ודא שאין חומר נוסף במקום הזה – שלושה מקומות שהחומר יכול להתפזר במהלך הדרך, ואולי לא הגיע עדיין לתיק – להבטיח שלא נשאר שום זנב.

ודא שכל החומר סרוק. ויש כל מיני הנחיות מה בקשר לזה.

עבור במהירות על התיק. ודא שכל אנשי הקשר נמצאים אצלנו במערכת אנשי הקשר, ועם ההערות למי הם משויכים. ממש לעשות "צ'ק ליסט" מסודר – לא לפספס את מה שאולי הקודמים פספסו, כי גם מקודם יש חלק מהמשימות האלה.

הכן מכתב סיכום – יש פורמט קיים, ובכל פורמט קיים יש משהו מיוחד ללקוח, שאנחנו בעצם אומרים לו: קיבלנו את המשימה הזאת ביום ככה וככה, המשימות היו א, ב, ג, המשימות התבצעו לשביעות רצונך ורצוננו וכן הלאה וכן הלאה. לפני כמה חודשים עשיתי מכתב סיכום לאחד הלקוחות, וראיתי שמשימה ג' לא בוצעה כי לא היה צריך. החזרתי לו כסף. לא קרה כלום. אבל רק אם אני בודקת, אני יכולה לדעת את זה. הם מאוד שמחו, ואני בטוחה שזה יעשה להם טוב והם יספרו את זה לעוד אנשים.

אני יכולה לומר לסכם שסטטיסטית, עשו בקרב אנשי עסקים ובקרב ציבור – שכשהם מרוצים ממשהו, עם כמה אנשים הם מדברים, וכשהם לא מרוצים משירות או ממשהו, עם כמה אנשים הם מדברים. מה אתם חושבים? עם כמה אנשים ידבר אדם שהוא לא מרוצה? ועם כמה אנשים הם ידברו כשהם מרוצים?  

אז, כאשר אינני מרוצה, אדבר עם שבעה אנשים ואני אקטר: איזה באסה השירות הזה! ואני אדבר עם שלושה אנשים כשאני מרוצה. זאת אומרת, אנחנו צריכים שני אנשים שיצאו מרוצים מול אחד שיהיה לא מרוצה, כדי שאני אהיה ב"בלאנס". אבל אני רוצה רק מרוצים – אני רוצה שיהיו מרוצים מהשירות שלי. אני רוצה שכשאדם מקבל מכתב סיכום, הוא יגיד: הנה, הגיע מכתב מדורית, בואו נראה מה יש לה להגיד. הוא לא כועס עליי, הוא לא ממורמר עליי, הוא לא מבואס ממני. מה שאני הבטחתי, אני רוצה לקיים. ובמפגש הבא, אני אלמד אתכם מה יהפוך אתכם לבלתי מנוצחים ברמת השירות. לא יעזבו אתכם בחיים לקוחות! אז לכן המכתב סיכום הזה הוא גם אומר לבן אדם: המשימה הושלמה. כל החומר שהצטבר סרקנו אותו, אנחנו מוסרים לו את הניירת והחומרים שלו. לא שמים אותו בארכיונים, שזה גם כן היה מבצע אצלינו, שב- 2013 סרקנו 13 שנה של משרד – הכול! "העפנו" ושלחנו לאנשים. אני יכולה לומר שהשארנו חוות דעות מיוחדות – מעין "מאסטר" מכל סוגיה – מכל תחום השארנו איזו דוגמה ככה להראות לעובדים החדשים מה זה להגיש סט עבודה בצורה של המוצר כגמור. ולכן המכתב סיכום הוא קטע מאוד חשוב בקשר עם הלקוח. אתם לא זורקים אותו, ואתם אומרים לו: השירות הסתיים. אבל כשהוא באמת הסתיים. כי אז, אם הוא רוצה לבוא לשירות חדש, הוא מבין שהוא מתחיל דף חדש. אני יודעת שהרבה מכם חווים את העניין, שאתם גמרתם שירות, והוא ממשיך ויש לו זה ויש לו עוד משהו קטן, אתם צריכים להרגיל את האנשים לכך שהזמן שלכם הוא לא הפקר. באמת אתם צריכים להעריך את עצמכם. אתם צריכים להעריך את הזמן שלכם. לא להסכים להפוך אותו למשהו זול "על הדרך". אבל אתם מייצרים את זה. אם אני צריכה עכשיו להחזיר טלפונים מימי ראשון עד שלישי – כי שלושה ימים לא הייתי זמינה עכשיו, והם קיבלו תשובות ביניים: דורית תחזור אליכם אישית ביום רביעי או חמישי. מי שלא יכול לחכות, ילך למישהו אחר. מי שיכול לחכות, אני מבטיחה לכם שביום רביעי וחמישי הוא יקבל טלפון. אין דבר כזה! אז האתיקה שאתם תביאו למשרד בנוכחות האתית שלכם, באיך שאתם מדברים, באיך שאתם מסתכלים על העובדים שלכם,  הדוגמה האישית – אני אדרוש מהעובדים משהו שאני לא דורשת מעצמי?! ברור שלא. תנסו את זה עם הילדים שלכם. זה לא אפשרי.

אז יש המון מה ללמוד, אבל מה שחשוב בשלב הראשון למי שרוצה להשתפר, זה לעשות סדר. זאת אומרת, אשכרה, "פסח" במשרד. תשפכו את כל הניירות שיש לכם במגירות, בערימה גדולה, ונייר-נייר תטפלו בו. מה שצריך תיוק – אז לתייק. אם זה משימה לשלם – משלמים, אם אין את הכסף – רושמים, שמים את התשלום מתחת. תפתחו את כל המגירות, תפתחו הכול, תשימו את הכול פה, ותחסלו את כל הערימה הזאת. זה לפני הכול. כי אחד הדברים שאנחנו אומרים לכל מי שרוצה להתקדם בעסק שלו, זה לסיים מחזורי פעולה. לסיים מחזורי פעולה זה אומר: כל הפתקים האלה זה משהו שהתחלתם ולא סיימתם.

יש לי פה חוברת של משימות לפי מחלקות. אני בתחילת שבוע מוציאה משימות לפי מחלקות: מחלקה 1 – מה המשימות שאני רוצה שהשבוע יעשו, מחלקה 2, מחלקה 3… על סמך שבוע שעבר, יש הוראות מה השבוע צריכים לעשות. וגם הכמות, לא רק המשימה כמשימה. אם צריכים להוציא השבוע 2,500 מעטפות לדואר, אז יהיו פה אנשים שיעשו את זה. "יתהפך העולם" – יעשו את זה והמעטפות ירדו לדואר! אז מה שאני רוצה להגיד לכם, זה שכדי להגיע לרמה שאתה יכול לנהל בקלות וביעילות עם נהלים סדורים, שגם אם אינך פה, הדברים מתנהלים ולא יוצאים משליטה, וכל זה למה? כי א' – אני רוצה להבטיח התרחבות כפי שאני שואפת וכפי שאני הייתי רוצה. זה ייתן לי שפע, ביטחון, יציבות, להגשים חלומות שלי, להגשים חלומות של בת הזוג שלי, להגשים חלומות של הילדים שלי, אולי גם של ההורים שלי. מקור ההכנסה האחד הזה – דיברתי כרגע על אחד. אנחנו גם נלמד שאנחנו צריכים גם יותר ממקור הכנסה אחד, אבל נתחיל קודם כול עם העיקרי שבהם. מקור ההכנסה הזה – אנחנו צריכים להביא אותו להיות יציב וצומח לאורך זמן. ואחד הדברים שאנחנו נדבר עליהם שבוע הבא, זה בטח לא לפתוח סניפים, אם העסק הבודד שלכם עכשיו הוא לא איתן ו"בועט" כלפי מעלה כל הזמן! באחת הפעמים שפנה אליי מכר, זה: אני רוצה לפתוח איזושהי פעילות מאוד מאוד רצינית – רעיון מדהים, אגב. אמרתי לו: אין שום בעיה! היו שנים שעזרתי פה ושם ממש בקטנה, כי זה שואב אותך בצורה שאני לא יכולה כל כך לתת את העזרה הזאת ברמה האישית. והסכמתי לקחת את הבן אדם, ואמרתי לו: אוקיי, כדי לפתוח את הפעילות הזאת, צריך קודם כול לראות מה הולך פה. זה היה מקרטע מה שהולך פה. אי אפשר להתחיל משהו חדש אם הבסיס מקרטע. צריך להיות שם במצב של עוצמה – יציב, שמזרים את מה שצריך להזרים, מזרים יציבות, פחות בעיות, אין הסחות דעת, כדי לפתוח משהו חדש. זה כמו שאנחנו עם שלושה ילדים, ורוצים להביא את הילד הרביעי, והשלושה האלה לא נותנים לנו מנוח במובן של התפקודים – אנחנו לא מצליחים לא לסדר אותם, לא לטפל בהם, בלגן בבית, הבן זוג לא מסתדר. מה תביא עוד רביעי?!  להוסיף בלגן על הבלגן?!  אני מדברת ברמת התפקוד: אם אדם לא מסוגל לתפקד, ולא מסוגל להביא משהו לשלם ברמה של היום, שלא יפתח סניפים, שלא ייכנס לתחום שהוא לא מכיר. התיק הבא שהוא לוקח הוא תיק עם הרבה כסף, אבל עכשיו הוא צריך להזניח את כל התיקים האחרים ואת כל מה שהוא יודע, ועכשיו הוא מקבל משהו חדש, כשפה אצלו הדברים עדיין לא יציבים – אין לו עובדים מספיק לטפל בדברים, אין לו מזכירה טובה, אין לו בכלל משרד, הוא עובד מהבית –  זה לא עובד ככה.

יש חלק מהטעויות שאני משתפת אתכם שעשיתי, שמדי פעם לקחתי את עצמי הצידה לטפל במשהו ששאב אותי, ואז אחי, שאז היה עוזר לי בעניינים, היה מודד את השעות שלי איפה אני בכל דבר, היה אומר לי: תראי, פה את מושקעת 200 שעות, וזה 0 תפוקות משם – כלום! מסעדות, בתי קפה, מצגות – 200 שעות, ופה שאת בקושי היית, בשעות כמו שאת רגילה, זה הכניס יותר. את לא יכולה להמשיך שם!  צריך לפעמים גם שיגידו לנו את זה. מה שאני רוצה בעצם לומר זה שאנחנו צריכים להחליט על השינוי הזה. לפני כל שינוי ולקיחת השרביט, אנחנו צריכים לעשות סדר – היום בשולחן הזה, מחר בשולחן הזה – גם בבית, גם במגירות של הבית, ובמקומות שזרקתם ניירות בכל מיני מקומות – לעשות סדר. לפנות, לפנות, ואז להחליט: אם המבנה הארגוני הזה נראה לכם הגיוני, תתחילו איתו. ותקשורות זה מאוד פשוט: מה אני אומר בטלפון, מי אנחנו, מה אני מספר, איך אני קובע פגישה, מה אני אומר ללקוחות ומה אני לא אומר להם – גם תקשורות פנימיות וגם תקשורות מאיתנו החוצה.

אז אני הייתי רוצה לסיים את המפגש זה קודם כול בתודה על ההשתתפות וההקשבה. אני יכולה לומר לכם שמבחינת היקף העובדים שלי, אנחנו כל הפלטפורמה שלנו – במשרות יש לי שישה אנשים, אבל בהיקף משרות זה פחות מ- 4, כי הם לא עובדים במשרות מלאות. זאת אומרת, שלמשל, אם עכשיו אני אחליט שאני רוצה לגדול פי 2, היחס בין עובד אחד במחלקה מקצועית, צריך להבין שני אנשי אדמין. זאת אומרת, אם אני במחלקה המקצועית, אני צריכה שני עוזרים במשימות הניהוליות הלא מקצועיות. אם יש לי עוד אחד במחלקה המקצועית, אני צריכה עוד שני עוזרים. היחס הוא 1 ל- 2 בגדול. יש אפשרות מדי פעם טיפה לדייק את זה. אבל אם אני עכשיו רוצה להביא עזרה – אני עכשיו כל כולי בתיקים, ואני רוצה שהכול יעבוד, אני צריך עוד שני אנשים שייתנו לי גיבוי ויעשו את ה"מסביב", כדי שאני אוכל להיות רק בדבר הזה.

בוא נהיה גורם משפיע בחיים, בוא נהיה יותר תובעניים מעצמנו, בוא נמתח את עצמנו יותר לקצה, כדי שנוכל ליהנות מפרי עמלנו בדרכים שונות תוך כדי תהליך, וגם בשלב שנחליט שאנחנו רוצים פשוט להיות בחופש מתי שנחליט.

תמלול מתוך מפגש בזום 19.07.2022
נכתב בגרסת מאמר ביום 06.10.2022

#1194

ב.א.

 
Print Friendly, PDF & Email
דורית גבאי | רו"ח

דורית גבאי | רו"ח

יש לכם שאלה?

מלאו פרטים ונחזור אליכם