מאת: דורית גבאי, רו”ח
כמה פעמים קרה לך שאמרת לעצמך:
-“נמאס לי מהעובד הדביל הזה. מה הוא לא מבין? איך זה שלא ברור לו שכאשר מגישים בקשה לבית משפט צריך לשים את זה ראשון ולרשום בצד שמאל את המספר הזה?!”.
-“כמה פעמים צריך להסביר לו שאנחנו עוסקים בדיני נפשות והוא לא יכול להתייחס ככה ללקוחה, בעצבים ובחוסר רגישות?!”
-“מה אני עוד צריך לעשות שלא עשיתי?”
האמת, שאינני מכירה מנהל אחד שלא עבר חוויה אחת לפחות של תסכול בעבודה עם אנשים – הן בבית ספר, הן בצבא והן במסגרות עבודה שונות.
המקור לכל זה הינו העדר הידע הבסיסי שאנשים נולדו שונים, שיש להם יכולות שונות, שיש להם ידע ממקורות שונים, ועם כל הרצון הטוב שלהם (שנכון לגבי 80% מהם) בדרך כלל, בלי הכשרה מדויקת – לא יגיעו לעולם לנהל משרד ולהשיג חופש והנאה מכל זה.
חופש והנאה בניהול ניתנים להשגה. חופש במובן הזה שניתן לצאת לחופשות משפחתיות לעיתים תכופות מבלי שהדבר יפגע בתפוקות ובהישגים של המשרד. חופש זה גם היכולת לצאת ללימודים או כל הפסקה אחרת בשגרת החיים, וזאת מבלי שהעסק יקרוס וירבוץ לך על החיים כמה שנים אחר כך. חופש זה ההחלטה שלך לעשות למען הקהילה – להתנדב ולתרום באופן מעשי (לאו דווקא בכסף), ונחוץ לך הביטחון שזה ניתן.
הנאה במובן זה שניתן להזיז עניינים, לעזור לאנשים, להשיג הישגים מקצועיים עם פחות מאמץ.
כדי להגיע לזה יש לערוך סדרת צעדים – כל צעד ייעשה בזה אחר זה ויש לחזור על הסדרה הזו כל הזמן, במחזוריות ובלי הפסקה.
מה זה לגייס עובד שיעשה את זה וזה?
זה לקחת מישהו שיחליף אותך כמנהל ויעשה את מה שאתה היית עושה.
ואם אתה רוצה שיעשו את מה שאתה היית עושה באותו דיוק, באותה דרך – הדרך היחידה להשיג זאת היא ללמד את העובד איך אתה רוצה שזה ייעשה.
ההשקעה הזו בעובד תניב לך הישגים בטווח המיידי. אני אישית חוויתי טעויות של עובדים בדברים כל כך פשוטים – למשל להדביק בול – מאות בולים הודבקו על ידי העובד בצד שמאל של המעטפה בקצה למעלה – במקום בצד ימין. זה בסך הכל עובד שנולד בארץ אירופאית, הוא לא יודע משהו אחר.
דברים נוספים כמו לנסח מכתב פשוט ואיך לסדר את השורות במכתב – לכבוד… הנדון… התאריך… ותוכן המכתב – ממסופר או באותיות, ובאיזה פונט.
הדבר הפשוט הזה גם צריך להילמד. זה דבר יום יומי, שאם העובד אינו מקבל הדרכה איך אתה רוצה – לצערך הרב, הוא יעביר לך ניסוחים הלוך וחזור חמש פעמים עד שתגיע למשהו שמתאים לך.
איך ואיפה אתה שומר את הקבצים שאתם פותחים ללקוח, קבצים בנושא כספים וכן הלאה? איפה מתייקים, ואיך עושים זאת ומתי?
מה עונים בטלפון – ואיך רושמים הודעה, אם בכלל?
נתקלתי פעמים רבות במשרדים, שכאשר פניתי לדבר עם הבוס – ענה לי מישהו אחר בעייפות ובחוסר אכפתיות, כמעט רדום על הקו, אינו מתאמץ לקבל ממני הידיעה, זה אפילו מטריד אותו ואין לו סבלנות אלי, והיה מעדיף ש”תצלצלי מחר כי הוא לא פה” – זה נוסח תשובה מקובל בחלק מהמשרדים.
השעה 17:30 והוא עייף, באמצע כתיבה של משהו, ומה את עכשיו מבלבלת את המח?!
אז בעל משרד שרוצה להשיג חופש והנאה לא יכול להשיגם כאשר זה נתיב עבודה שקיים אצלו. הטלפון הזה יכול להיות מאוד חשוב עבורו. המידע יכול להיות קריטי עבור הדיון מחר בבוקר. האיש הזה רוצה שירות חדש והוא נתקל באפתיה שכזו – הוא כבר יחפש מקום שממש רוצים ושמחים לדבר איתו בכל עת.
אז ההכשרה מתחילה בהבנה שזה נחוץ. זה בלתי אפשרי לעבוד עם צוות בלי שהכשרת אותם ליעד שלך, למוצרים שאתה מפיק תחת ידך בדרך שלך ובמקצועיות שלך.
ההכשרה מחולקת בדרך כלל לתחומים:
ההכשרה המקצועית –זה החלק העיקרי בתפקיד של עובד. גם אם הוא סיים משפטים או ראיית חשבון בהצטיינות, זה לא אומר שהוא מוכשר לעשות את העבודה. צעד-צעד עם הרבה סבלנות ללמד ולעקוב אישית אחר הביצוע שלו.
צעד-צעד, ואין קיצורי דרך.
הכשרה ארגונית/מנהלתית – הכשרה זו כוללת את בסיס הידע הארגוני של הכרת המוצרים של העסק או המשרד – כלפי חוץ וכלפי פנים, איך להביא דברים לידי זה שיבוצעו באיכות, בזמן ובשירות מעולה. איך מגיעים לידי זה שהצוות כולו עובד כאילו הוא אדם אחד – מתואם, מפוקס, שמביא את המוצר הטוב ביותר במינימום מאמץ.
נתונים כמו – איזה ציוד קיים במשרד ואיך מפעילים אותו, את כולו. תגלו שפעולה כמו סריקה, ברגע שאינה ידועה, יכולה להוות בלגן שלם בנקודת זמן במשרד. בקיצור – הכשרה שכוללת ידע על כל המכשירים והציוד במשרד – מדפסות, צילומים, הגדרות, ניירות – באיזה משתמשים ומתי, מעטפות, קלסרים, ציוד כזה ואחר, כלי כתיבה וערכת עבודה מינימלית לכל עובד. איך אנו פונים כאשר שואלים לקוח שאלה – בטלפון? בפקס? באימייל? במסרון? איך מתעדים ועוקבים אחרי פניותינו לגורמי חוץ ולרשויות? איך מגדירים שם של קובץ? ככה איך שבא לך? אולי יש חלוקה מוגדרת ושיטתית?
מה צריך לכלול חוזה שכר טרחה – תמיד?
הכרת מבנה ארוגני וחלוקת סמכויות ותחומי אחריות – זו הכשרה שמבוססת על חלוקת העבודה בין האנשים. מי עושה מה? מתי? איך? מי כפוף למי? וכן הלאה.
במשרדים ועסקים קטנים אדם אחד יכול לבצע מספר תפקידים והוא כפוף לעיתים לשני אנשים שונים.
מה מותר ומה אסור? הקצוות האלה כוללים המון שלבי ביניים ושיקול דעת.
מי מחליף את האיש הזה בחלק הזה של העבודה?
שאיפת הארגון או בעל העסק ושפתו – יש צורך שהעובד החדש ילמד מהר מאוד שלעסק הזה יש שאיפה ויש לו שפה מיוחדת במינה. הוא ילמד את השפה, את הדרך, את הקודים האתיים והמוסריים, את מהירויות התגובה הנדרשות וכן הלאה. החלק הזה כולל בדרך כלל את המדיניות שנקבעת על ידך – המנהל – והיא נועדה לסדר את הכל לידי תיאום והשגת השאיפה.
השאיפה והשפה הם בסופו של דבר הנושא שיכריע אם העובד יישאר איתך או יפעל מהרגע הראשון לעזוב במועד זה או אחר.
אדם מחפש לקחת חלק במשהו שהינו בעל ערך בעניו. וגם אם אתם יודעים שלעיתים העובדים מתפשרים ולעת הזו עובדים בעבודה זמנית, עד שיסיימו הלימודים או ההתמחות. ידיעה שזו תקופת מעבר עבור העובד אינה הופכת אותו לכזה ש”בוא ננצל ממנו את מה שניתן ויאללה שימשיך מפה…”. כל עובד, ברגע שנכנס אליך לעסק – מחליף חלק ממך בעסק. אז כדאי מאוד להשקיע את מה שנחוץ, כדי שניתן יהיה להפיק ממנו את המיטב בתקופה הזו.
תסתכלו על העסק כעל בן אדם.
יש לו את התפקודים המקבילים של האדם – השאיפה הבסיסית של האדם לשרוד, הרצון לעזור, הרצון להיות יחד עם אנשים ולעשות יחד דברים, הרצון לשנות, הרצון להשיג הכנסה ושפע כלכלי, שיאפשרו לך ולכל אחד מעובדיך קיום ברמה גבוהה יותר מקיום בסיסי.
כאשר חלקי הגוף של האדם אינם מתואמים – הגוף מתעייף, נתפס הגב, החום עולה – הוא מושבת ואינו מייצר, מוריד למטה את עצמו ואת בני משפחתו. ככה העסק.
אם העובדים באים והולכים לאכול צהריים מתי שבא להם, אינם חוזרים לפניות של אנשים בזמן, ומחפפים בכתבי הטענות שלהם או כל דבר אחר – איך העסק הזה יישאר ויתפקד? הוא ילך ויתכווץ. אותם כאבי ראש שיש לך כאדם יופיעו בדמות שיבושים, עלויות כספיות, כעסים ואכזבות של לקוחות שאפילו ינטשו או יתבעו.
אז המשימה הראשונה של כל מנהל היא להגדיר את השאיפה שלו בנוגע לעסק או לפעילות, לקבוע יעדים לזמן הקרוב והרחוק, לגייס את העובדים ולהכשירם.
עד שתגיע לידי ארגון מתואם, שעובד יחד ומצליח להשיג את היעדים שלו בהנאה, תוך השגת חופש אמיתי לך ולעובדים.
© כל הזכויות שמורות לדורית גבאי
ניתנת בזאת הוקרת תודה לספריית ל. רון האברד עבור מתן הרשות לשעתק קטעים נבחרים מתוך עבודותיו בעלות זכויות היוצרים של ל. רון האברד.
ב.א.
